Antes de começar
Confirme que você está na organização correta e tem acesso administrativo às áreas que vai configurar. Uma conta de administrador de outra organização não implica o mesmo acesso nesta.
Defina quem será responsável pela base do CRM, pelos canais de comunicação e pelas permissões. Evite que várias pessoas importem a mesma base ou conectem o mesmo canal sem coordenação.
1. Confira a organização e os acessos
Abra a Central de administração e confira a área da organização. Depois, acesse Usuários e permissões para revisar quem precisa trabalhar na conta e quais ações cada pessoa deverá realizar.
Conceda acesso de acordo com o trabalho necessário. Não use permissão administrativa ampla como solução padrão para um problema isolado.
2. Prepare o modelo de trabalho do CRM
Confira as configurações de CRM, pipelines, etiquetas e motivos de ganho ou perda. Alinhe os nomes e significados com sua equipe antes de trazer a base.
Combine como pessoas, empresas e oportunidades serão representadas. Essa decisão deve orientar a planilha de importação, e não ser improvisada depois que os dados já entraram.
3. Traga a base e confira o resultado
Siga o guia de importação. Revise o mapeamento, os registros duplicados e os erros antes de confirmar a carga.
Depois, confira uma amostra dos registros no CRM e trate as linhas que não entraram com o guia de correção. Guarde o arquivo e o resultado em um local autorizado.
4. Separe canais da equipe de conexões pessoais
Use as configurações da caixa de entrada e do canal correspondente para preparar a operação compartilhada. Para conexões pessoais, cada pessoa deve seguir os guias de e-mail e calendário.
Confirme quem pode ler e enviar por cada canal antes de orientar a equipe a usá-lo. Uma conexão autorizada não substitui a conferência do estado de funcionamento e das permissões.
5. Revise as configurações de reuniões
Confira as configurações de gravação, notificações e demais controles de reuniões relevantes à sua operação. Alinhe consentimento, acesso e compartilhamento com as políticas da organização.
Não prometa gravação ou transcrição de todas as reuniões só porque os calendários foram conectados.
6. Faça uma conferência com acesso de usuário
Peça a uma pessoa da equipe, usando a própria conta, que confira uma jornada autorizada: entrar na organização, encontrar um registro necessário e realizar uma ação do seu trabalho.
Se precisar testar criação, envio ou importação com dados fictícios, use uma organização de demonstração autorizada. Não misture registros de teste com a base real nem envie mensagens externas apenas para conferir uma configuração.
Como saber se a equipe pode começar
- As pessoas entram na organização correta.
- Os acessos necessários foram conferidos sem privilégios excessivos.
- A base importada foi revisada, incluindo erros e duplicidades.
- Canais e conexões pessoais têm responsáveis e finalidade claros.
- A equipe sabe onde trabalhar e a quem recorrer quando uma ação falha.
Distribua o guia do primeiro dia e o mapa de recursos. Para um problema específico, comece pelo guia de acesso.